План закупки: что это такое, как составить — основные принципы, этапы и методы планирования закупочной деятельности

Управление закупками: оптимизируем бизнес-процессы

На закупки приходится до 70% всех расходов предприятия, поэтому оптимизация управления закупками критически важна.

Проведя такую оптимизацию, компания может сильно изменить сальдо в положительную сторону, а это равноценно увеличению дохода. Закупки включают в себя следующие этапы:

• Определение потребности компании в разных ресурсах. Потребность со временем может меняться в обе стороны.
• Определение списка необходимых ресурсов и требований к каждому из них: качество, характеристики.
• Составление списка потенциальных поставщиков для каждого вида ресурсов.
• Сбор предложений от потенциальных поставщиков с помощью переговоров, конкурсов, тендеров.
• Выбор поставщика, исходя из привлекательности предложений и репутации.
• Формирование заказов, заключение договоров.

Поскольку закупки всегда предполагают взаимоотношения компании с контрагентами, то оптимизация этой области помогает улучшить взаимодействие и получить хорошую деловую репутацию, сократив при этом и время прохождения бизнес-процесса закупки.

Типичные проблемы закупок

• Затягивание процесса. Это происходит по причине многократной отсылки документов от одного специалиста к другому, длительного согласования.
• Избыточное количество документов, требующих подписания в рамках бизнес-процесса.
• Трудности отслеживания на каком этапе находится бизнес-процесс в данный момент.

Системы для оптимизации закупок

Системы управления закупками предназначены именно для того, чтобы разобраться с перечисленными выше трудностями. Чтобы решение проблемы было полноценным и всеохватным, потребуется оптимизировать все этапы закупок.

1. Выбор и «прописка» поставщика

Планирование является самым важным этапом, потому что именно на нём принимается решение, у кого закупать и по какой цене. Система управления закупками заносит всех поставщиков, с которыми работает предприятие, в унифицированную базу, в которой также фиксируются цены и другие важные данные. Самое главное преимущество в том, что в базе отражены типичные «маршруты», по которым проходят переговоры о закупках с конкретной компанией, то есть вся цепочка лиц, принимающих решения на каждом этапе, с их контактными данными.

Знание всего этого помогает быстро пройти по цепочке и сократить время от первого обращения до получения результата.

Задача «Определить победителя конкурса» глазами пользователя в системе Comindware Управление закупками

2. Проведение закупок по графику

Система напомнит, что пришло время сделать очередные закупки, и напомнит заранее, чтобы было время согласовать и подписать документы, а купленные товары успели прибыть на склад.

Поскольку большинство систем данного типа интегрируется с другими программами, то вы будете получать уведомления не только о закупках, которые проводятся регулярно по истечении конкретного срока, но и о тех, которые проводятся каждый раз, когда нужные ресурсы подходят к концу.

Это помогает исключить срыв или задержку поставок, которые могут привести к простою предприятия или другим неприятным последствиям.

Визуализация отчетов в системе Comindware Управление закупками

3. Заключение, согласование, подписание договора

Руководитель всегда может увидеть, на каком этапе находится процесс, на ком из сотрудников он «застрял», если подобное случилось.

Системы автоматизации закупок поддерживают все возможности, которые требуются для полноценного документооборота на современном уровне. Сюда относятся системы защиты документов, такие как электронная подпись. Все документы – подписанные или находящиеся в процессе оформления – заносятся в базу и в любой момент могут быть просмотрены. Благодаря этому появляется возможность контролировать процесс закупок от начала и до конца.

Процесс согласования договора в Comindware Управление закупками

Автоматизируйте процесс закупок в вашей компании, используя решение на базе Comindware Business Application Platform. Для начала оптимизации вам потребуется всего пара часов.

Преимущества системы управления закупками

• Эффективное управление временем сотрудников. Каждый из них видит первостепенные задачи по закупкам, которые должен выполнить, и всегда знает, какие из них он должен обработать в первую очередь.
• Прозрачность маршрутизации заказов. Благодаря единой базе всегда есть информация, к кому из представителей контрагентов нужно обратиться на каждом этапе. В итоге система выстраивает единую цепочку, где участвуют и представители контрагента, и сотрудники вашего предприятия. Она создаёт последовательность действий и рассчитывает, какие сотрудники должны взаимодействовать друг с другом на каждом этапе.
• Между отделами вашей компании налаживаются оптимальные коммуникации, по которым быстро передаётся информация о задачах и затруднениях.
• Счета и другие документы обрабатываются автоматически. Информация из них также заносится в единую базу. Если необходимо подписать документ, он сразу отправляется нужному сотруднику либо руководителю.
• Если требуется скорректировать или отменить закупку, для этого тоже предусмотрены специальные инструменты.

Решение для управления закупками от Comindware

Вы можете создать свое решение на базе Comindware Business Application Platform или приобрести готовую систему управления закупками, которая разработана с учетом десятилетнего опыта цифровизации отделов снабжения в крупных российских компаниях.

• Легко подстраивается под бизнес.
• Руководство и сотрудники могут сами вносить изменения в работу программы, для этого не требуется обращаться к разработчикам или нанимать в штат IT-специалистов.
• Простая интеграция с другими программными решениями.
• Единицей, с которой работает программа, является бизнес-процесс. Всё выстраивается вокруг процесса, что позволяет пройти все этапы: от заявки до подписания договора и отгрузки товара.
• Возможность работы с документами как на уровне процессов, так и на уровне данных.
• Нет лишних функций — нет лишних расходов.

Попробуйте Comindware Business Application Platform, заказав демонстрацию возможностей продукта бесплатно.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

План закупки: что это такое, как составить — основные принципы, этапы и методы планирования закупочной деятельности

Контрактная система, лежащая в основе обеспечения потребностей государственных и муниципальных ведомств, предусматривает обязательное соблюдение базовых требований, установленных законом. Одним из таких условий, закрепленным в рамках ФЗ-44, является строгое выполнение графика взаимодействия со сторонними контрагентами. Выступая в статусе заказчика, каждый отдельно взятый субъект должен опубликовать информацию о собственных намерениях, определить сроки и правила работы, а также перечень документов, необходимых для участия и обеспечения заявок по тендерам. Составление и формирование плана закупки, который разрабатывается с учетом текущих потребностей, регламентируется положениями шестнадцатой статьи упомянутого нормативного акта — и эта норма не подлежит изменению. Давайте разберем, какие особенности, нововведения и нюансы, связанные с госзакупками, следует учитывать при ведении деятельности.

Общее представление

В соответствии с определением закупочный план-график представляет собой электронный документ, размещенный в Единой информационной системе, и содержащий сведения о товарах, работах или услугах, объективная необходимость в которых имеется у заказчика. Планирование в сфере закупок осуществляется исходя из определенных показателей бюджета, посредством формирования локальных внутренних актов. Обязательное условие — внесение в план сведений о договорах, подлежащих заключению в течение предстоящего года, кроме отдельно оговоренных в законе случаев.

Кто отвечает за реализацию процедуры

Функциональные задачи, связанные с подготовкой, не могут быть переданы на аутсорсинг — а это значит, что ответственность за данный процесс возлагается на контрактную службу, либо конкретного управляющего. В ситуациях, когда структура централизована полностью, определяется уполномоченное учреждение, либо орган, наделенный соответствующими правомочиями. Во многих организациях перед тем как составить план закупок на год, и сделать размещение графика в единой информационной системе, необходимо согласовать позиционный перечень с руководящим составом, отвечающим за распределение бюджетного финансирования.

Готовые решения для всех направлений

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Форма для госзакупок

При составлении документа используется только цифровой формат. В случае с федеральными заказчиками применяется «Электронный бюджет», для региональных и муниципальных — ЕИС либо собственная действующая платформа. При утверждении применяется ЭЦП — электронная подпись представителя или непосредственного руководителя организации. Выгрузка плана-графика осуществляется автоматически, после прохождения контрольной стадии, и при условии соответствия представленной информации нормативным требованиям.

Бумажная версия не требуется, так что этот пункт можно убрать из перечня обязательных процедур — за исключением тех случаев, когда в отношении предмета заявки действует правило о неразглашении государственной тайны. Подобные документы включаются в отдельное приложение к плану закупок, не подлежащее публикации в системе. При заполнении формы проставляется гриф «Секретно», а также указываются реквизиты ответственного лица.

Сроки формирования

Основанием для определения продолжительности выступает период действия бюджетного закона, либо схожего по специфике муниципального акта, изданного и утвержденного представительным органом образования на очередной финансовый период. То есть, порядок предусматривает соблюдение стандартного трехлетнего цикла, утвержденного с 2020 г.: на первый год, составляется план-график, на второй и третий — разрабатываются данные по плановому отрезку.

Сроки утверждения

На размещение, как и раньше, отводится десять рабочих дней, отсчет которых начинается с момента получения заказчиком информации о его финансах на предстоящий год. Оптимальный вариант — формирование параллельно составлению бюджетного проекта или плана финансово-хозяйственной деятельности, позволяющее утвердить документ в установленный период.

Публиковать готовый вариант в ЕИС следует сразу после завершения проверки Федерального казначейства, на которую уходит от одного до трех дней. Важно учитывать, что порядок, закрепленный в положении о планировании закупок, предусматривает административную ответственность для тех, кто нарушает сроки.

Основные правила

Заказчики вправе реализовывать только спланированные и отраженные операции, за исключением случаев, когда основной целью выступает ликвидация последствий ЧС. Регламент, установленный законодателем, и определяющий принципы заполнения плана-графика, предусматривает, что позиция включается в документ только единожды. Если продолжительность выполнения заказа оказывается выше периода утверждения — информация указывается на все время его осуществления.

Валюта формирования — рубли, отдельные позиции могут быть укрупнены, при этом кодификация по ОКПД должна быть минимум четырехзначной. Обоснование для платежей, а также начальной минимальной цены контракта не требуется.

Внесение изменений

Положения ФЗ-44 не обязывают участников формировать приказы о корректировке ранее утвержденного плана-графика, однако большинство заказчиков все же придерживаются подобной практики. Это в том числе помогает ускорить анализ эффективности планирования закупочной деятельности (закупок), отследить все этапы и сроки принятия решений.

Механизм, применяемый в случае возникновения соответствующей необходимости, достаточно прост — задача сводится к размещению в ЕИС обновленной редакции документа, с указанием фактической даты внесения изменений. К числу оснований для проведения данной процедуры относят:

1. Обновление требований, предъявляемых к целевым товарам, услугам или видам работ, в том числе касающихся стоимости/затрат.
2. Изменение ранее определенных бюджетных лимитов, плановых или ФХД-показателей.
3. Необходимость реализации решения, вынесенного в рамках общественного обсуждения.
4. Потребность в освоении сэкономленных средств, на расходование которых отводится срок до конца текущего года.
5. Расторжение договора — в подобных ситуациях регламент процесса планирования закупок обуславливает необходимость принятия оперативного решения, позволяющего довести цикл до логического завершения.
6. Уточнение сведений, касающихся объекта заказа — к примеру, возникновение потребности производственной модернизации и оптимизации рабочих процессов.
7. Обязанность исполнения предписаний, вынесенных контролирующими органами, в том числе касающихся пересчета НМЦК.
8. Возникновение иных условий и непредвиденных обстоятельств.

Сроки корректировки

Важно помнить, что досрочная публикация тендера, равно как и отправка приглашения на закрытую закупку, является прямым нарушением законодательных норм, влекущим за собой соответствующее наказание. В соответствии с новыми требованиями внесение изменений должно осуществляться не позднее чем за один день до указанных действий, а также до заключения контракта — в тех случаях, когда речь идет о единственном поставщике.

Контроль планирования

Законодательные нормы регламентируют не только разработку, ведение и исполнение плана-графика закупок, но и контрольную деятельность, осуществление которой возлагается на уполномоченные ведомства. В данном случае применяется иерархический принцип, по которому проверяющие и финансовые органы определяются исходя из уровня заказчика. Если тендер проводится с целью обеспечения федеральных нужд, указанный функционал реализуется:

• Антимонопольной службой и ее территориальными подразделениями, отслеживающими соблюдение законодательных положений.
• Казначейством и управлениями, отвечающими за расходование внебюджетных фондов, проверяющими плановые и фактические показателей обеспечения.

Субъектные и муниципальные заказы контролируются ведомствами соответствующего уровня. Говоря о том, как формируется план мероприятий по ведомственным закупкам, стоит также отметить, что аудиты ФАС проводятся не реже одного раза в полгода, тогда как финансовые структуры осуществляют контроль перед каждым размещением, ограничивая принятие документа в ЕИС при выявлении нарушений.

Готовые решения для всех направлений

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Как происходит проверка

Приоритетом выступает оценка целесообразности формирования финансовых издержек, возникающих у заказчика, и ложащихся на бюджет. Итогом может стать признание необоснованности тендера и вынесение предписания об устранении имеющихся правонарушений. Исправление недочетов позволяет отразить заказ в план-графике, но не отменяет права применения санкций в отношении ответственных сотрудников.

Административная ответственность

В соответствии с законодательством, несоблюдение порядка составления, формирования и размещения плана закупок является основанием для назначения следующих штрафов:

• Обновленная редакция не была опубликована в единой информационной системе — 50 000 руб. для физических лиц, 500 000 — для юр. лиц.
• Нарушены сроки, отведенные на утверждение, не внесены обязательные изменения, либо подано извещение о заказе, в отношении которого установлен запрет (ввиду отсутствия в графике) — до тридцати тысяч рублей для виновного сотрудника.

Что подразумевается под обоснованностью

В данном случае речь идет о различных форматах и видах закупок, планы которых соответствуют ряду критериев:

• Правилам нормирования, определяющим как допустимые затраты, так и качественные параметры.
• Стандартам формирования НМЦК, стоимости контрактов, заключаемых с единственным поставщиком.

Согласно действующим законодательным положениям, для участников госзакупок оформление специальных документов, подтверждающих обоснованность, не является обязательным условием. Многие эксперты отмечают, что последние обновления регламента привели общий порядок к стандартам планирования, определения и обоснования торговых закупок на предприятиях, где создание закупочного плана по сырью, товарам и услугам в первую очередь обуславливается экономической составляющей.

На что стоит обратить внимание

Избежать проблем, связанных с выявлением ошибок в ходе аудиторских проверок, достаточно просто. Требования, закрепленные в рамках статей 19 и 22 регламентирующего ФЗ-44, позволяют заказчикам самостоятельно, не дожидаясь помощи со стороны контролирующих органов, оценивать обоснованность по каждому из товаров, представленных в планируемом к передаче в единую информационную систему графике. Проще говоря, перед тем, как спланировать, рассчитать и сформировать план закупок, управление ведомства должно определиться с фактическими потребностями, и уже исходя из их реального объема — приступить к реализации поставленных задач.

Напомним еще раз, что при взаимодействии с проверяющими необходимости в предоставлении каких-либо специальных материалов нет. Не требуется обоснование в отношении способа и объекта, а также в документах, связанных с НМЦК, однако в последнем случае закупочная документация все же должна содержать данные, обуславливающие начальную максимальную цену.

Как осуществляется приемка по 44-ФЗ

Базовые принципы, методы и цели планирования закупок понятны, но какие инструменты и этапы используются в процессе реализации заключенных контрактов? Процедура принятия поставки — один из ключевых этапов, поскольку от того, насколько юридически грамотно она оформлена, зависит дальнейшая правовая позиция обеих сторон. Основным поводом для возникновения юридических споров, как правило, выступает несоответствие товара характеристикам, заявленным в тендере, поэтому следует убедиться в тщательном соблюдении нормативных положений.

Порядок приемки по 44-ФЗ

Действующие требования, установленные Гражданским кодексом, определяют обязанность заказчика осуществить осмотр полученного товара в срок, определенный условиями контракта или нормативными актами. Обязательное условие — проверка соответствия количественных и качественных показателей, которые должны быть сопоставлены с заявленными в тендере значениями. Если сторона получателя выявляет недостатки, а также отличие характеристик от нормативных, необходимо направить письменное уведомление в адрес поставщика, официально зафиксировав данный факт — это пригодится на случай возникновения разбирательств.

Стандартная практика — закрепление порядка приемки товара в содержании контракта. Допускается выделение отдельного раздела, в котором прописывается место, алгоритм действий, используемая сопроводительная документация, продолжительность процедуры, перечень уполномоченных лиц и т.д. Чем подробнее составлен документ, выступающий основанием для получения поставки, тем проще сторонам реализовать заявленные намерения, не прибегая к дополнительной юридической волоките.

Автоматизация учета поступлений

И еще один фактор, важный с точки зрения отчетности. Приемка продукции и отражение прихода в учетной системе — достаточно рутинный процесс, который, однако, не приемлет ошибок и погрешностей. Чем масштабнее ведомство, тем большее количество поставок по ФЗ-44 приходится обрабатывать, и в этом случае важно свести к минимуму влияние человеческого фактора на итоговые результаты. Использование терминалов сбора данных (ТСД), а также специального лицензированного программного обеспечения — к примеру, «Склад 15», предлагаемого компанией «Клеверенс», — позволяет автоматизировать учетные операции, работать с продукцией, маркируемой в рамках федеральной системы «Честный Знак», и повысить эффективность процессов товародвижения.

Заключение

Итак, теперь вы знаете, что это такое — план закупок, для чего он нужен, как планировать процесс и каким образом работает планирование в новом формате. Размещение в соответствии с обновленными требованиями не представляет особой сложности — достаточно соблюдать простые правила, и придерживаться установленных сроков. Своевременная публикация данных в ЕИС, детальная проработка контрактов и выполнение правил приемки и учета товаров позволяют реализовать поставленные задачи, и добиться оптимального результата, в полном объеме закрыв потребности и нужды ведомства.

План закупок

Управление закупками является важной задачей для любого предприятия. Процедура формирования плана закупок – этап, без которого невозможно преуспеть ни в одной из отраслей экономики. В плане по закупкам необходимо предусмотреть наперед шаги не только для бизнеса в целом, но и для каждой его функции.

Благодаря грамотному планированию можно предотвратить плохие показатели. От правильности составления плана закупок, формирования заказов будет зависеть своевременность удовлетворенности запросов покупателей, что, непосредственно, влияет на прибыль компании.

Алгоритм формирования плана закупок

Под планом при закупках понимают прогнозирование цен и количества расходного материала на следующий период, а также прочих затрат с учетом налогообложения, предполагаемого графика по закупкам, запасов продукции и вероятности влияния тех или иных внешних факторов при закупках.

Для утверждения планов закупок следует придерживаться общего алгоритма планирования. Он состоит из следующих шагов:

1. Планирование цены. Планы по закупкам отличаются в зависимости от того, статические у вас цены (которые не меняются либо меняются очень редко) или меняются исходя из сезонных колебаний. Рекомендуем при составлении планов брать во внимание прогнозную динамику изменения цен.
2. Корректировка цен. Программа обычно содержит специальные инструменты, которые помогают скорректировать цены с учетом воздействия различных факторов из вне. Для расчетов берут модели скользящих средних.
3. Указание расходов. Для каждого продукта устанавливают норматив расхода на единицу.
4. Корректировка графика проведения закупок. Производится при необходимости. Например, для учета влияния сезонных факторов.
5. Учет страхового запаса. Исчисляется в процентах предельный уровень страхового запаса.
6. Расчет закупок и нормативных затрат по каждому материалу.
7. Итоговый расчет.

Расчет в плане объема продукции

Основным активом предприятия считаются продукция либо материалы, которые используют в сервисных нишах. Именно им нужно уделять особое внимание, чтобы обеспечить бесперебойную работу компании.

Важно правильно рассчитать необходимый объем продукции. Для этого следует понимать ряд моментов:

• в каком количестве закупать тот или иной товар;
• каким образом оптимизировать заказы, чтобы предотвратить длительные простои продукции на складе;
• на каких условиях строить сотрудничество с поставщиками;
• как сформировать план финансовых расходов.

С чего начать процедуру формирования закупки?

В первую очередь необходимо провести предварительную подготовку и анализ. Для начала важно понимать прогнозируемый спрос, т.е. потребность покупателей в том или ином товаре либо услуге.

С этой целью анализируют следующие показатели:

• объемы продаж;
• текущие остатки на складе;
• наличие либо отсутствие неудовлетворенного спроса;
• самые продаваемые виды товара в аналогичный период;
• насколько выполнены показатели предыдущего плана и т.д.

Прогнозирование должно выполняться по группам товаров, которые являются взаимозаменяемыми.

Следующий этап – планирование будущих продаж. Здесь для каждой группы товаров следует определить реалистичные цели, которые в обязательном порядке должны согласовываться с общей политикой компании, а также прогнозируемым спросом.

После всего нужно спланировать закупочные объемы и страховые запасы. Важно подстраховаться на тот случай, если на практике возникнет отклонение от прогнозов.

Согласно существующим нормативным требованиям, план закупок составляется не менее, чем на 1 год.

Отбор процедур, используемых при составлении плана закупки

В плане закупок отмечают каждую процедуру, которую планируют использовать в предстоящем периоде. При этом следует учитывать, что в данный перечень не включают ряд закупок:

• информация о которых содержит государственную тайну;
• по которым есть отдельно вынесенное специальное решение правительства;
• ведомости о кредитах, вкладах, аренде;
• начальная цена которых составляет менее 100 тыс. руб. (менее 500 тыс. руб. для заказчиков с годовой выручкой свыше 5 млрд руб.).

Способы планирования закупок

При утверждении планов закупок в данный процесс включают планирование:

• цены;
• расходов (норматива) на единицу того или иного продукта;
• графиков по закупкам;
• страхового запаса.

При этом использует несколько способов планирования предстоящих затрат:

1. функция «продолжить тренд» (подходит, когда цена меняется не чаще, чем 1 раз в полгода);
2. функция «интерполяция ряда по тренду» (если уже есть заполненный ряд, то его значения можно интерполировать по ряду сезонности);
3. планирование по годовым значениям (для этого необходимо иметь несколько значений: цены на начало года, а также показатель их колебаний в зависимости от сезонности).

Заполнение согласно форме планов закупок

Для планов по закупкам все нужно делать по специально установленной форме. Представляем пошаговую инструкцию, как заполнить план закупки по 223-ФЗ:

1. укажите идентификационные данные заказчика;
2. подберите соответствующий код ОКВЭД2 и ОКПД2;
3. заполните информацию, содержащую условия договора (минимальные требования к товару, его требуемые объемы, регион поставки продукции, данные о ее первоначальной цене, планируемые дата и время размещения тендера, сроки исполнения положений договора);
4. отметьте способ определения поставщика;
5. укажите, в электронной форме будет проводиться закупка или нет;
6. заполните ведомости о наличии процедур с ограничениями;
7. отметьте, планируется ли приобретение инновационной и высокотехнологической продукции.

Процедуры утверждения и размещения планов по закупкам

В каждом плане обязательно должна быть подпись руководителя или уполномоченного лица. Но некоторые заказчики могут устанавливать другой порядок утверждения документации.

Определенные проекты также подлежат оценке соответствия. В таком случае их можно утвердить только после получения соответствующего заключения.

После всего утвержденные планы подлежат размещению, для чего используется функционал личного кабинета. Процедуру размещения планов проводят на протяжении 10 дней с момента его утверждения, но не позднее последнего дня текущего года.

При необходимости в запланированную закупку можно внести те или иные изменения. Главное, чтобы вносимые изменения не противоречили изначальному положению о данной закупке.

Напомним, что за нарушение требований, касающихся сроков размещения документов планирования закупок, наступает ответственность и как результат – обязанность выплатить штрафные санкции.

Упростите планирование закупок на 30% в программе на платформе 1С

Как составить план закупок, если в вашей компании много подразделений? А если часть из них это региональные филиалы? Каким образом сформулировать требования к нужным вам товарам и услугам? Как планировать эту работу с малым бизнесом? Как рассчитать план в денежном выражении? И можно ли его быстро согласовать, если в вашей фирме много отвечающих за это сотрудников? Все эти вопросы решаемы в программе «Корпос: Управление закупками для 1С«.

Планирование муниципальных, государственных и коммерческих закупок в программе Корпос в несколько раз сокращает документооборот. Система контролирует все процессы: от этапа формирования заявок и вплоть до поступления товаров на склад. Автоматизация планирования позволит без ошибок выполнить федеральные законы № 223 и № 44, а также сэкономить время. Программа может работать как отдельная система, и обмениваться данными с другими конфигурациями на платформе 1С, так встраивается в решения 1С, как дополнительная подсистема. https://www.youtube.com/embed/1mI1IbUTpZo

Возможности плана закупок в 1С

• сопоставление номенклатуры и ЛОТов в планах
• сопоставление номенклатуры и статьей расходов БДР
• загрузка кодов (ОКПД 2, ОКВЭД) из ЕИС
• определение даты начала тендеров
• консолидация заявок от разных подразделений

• использование цены последней закупки в качестве плановой
• применение коэффициентов инфляции при определении цен планирования
• планирование, как по компании, так и по подразделениям
• определение способов закупки

Управление потребностями

Программа Корпос управляет сбором потребностей и консолидирует информацию о том, что именно нужно купить и в каком количестве. Первичные данные об этом в систему вносят «Инициаторы». Обычно это руководители подразделений или главные специалисты. Они решают, что именно необходимо компании для выполнения поставленных целей.

Бизнес-планирование, производственная и инвестиционная программы: все это важные этапы еще до начала организации тендеров. Ведь без точного, количественного описания стратегических целей предприятия составить реалистичный план не получиться.

Подробнее о том, как программа помогает в определении потребностей читайте на странице Расчет потребностей.

Минимальные требования, технические характеристики и нормирование

Отдел снабжения работает хорошо, когда заказчик получает материалы, работы или услуги нужного качества и вовремя, и при этом экономит как можно больше денег. Эффективно организовать все процессы позволяет подробный сбор описаний того, что требуется купить еще на этапе сбора потребностей. Занимаются этим «Инициаторы», люди, определяющие потребности организации.

Минимальные требования или технические характеристики — это описание предмета закупки, которые должен предоставить заказчик. Количество документов зависит технической сложности изделий и их стоимости. Программа Корпос позволяет внести минимальные требования либо в виде текстовой строки, либо в виде архивах документов, чертежей и описаний узлов и агрегатов.

Нормирование позволяет определить какие именно материалы (услуги или работы) используются на предприятии, в зависимости от технологических процессов или проектной документации. Это еще и количественный норматив расходования на единицу полезного результат.

Цена планирования (НМЦ)

Любой план имеет денежную оценку, но по какой стоимости планировать будущие поставки? Есть ряд подходов к определению стоимости товаров, работ или услуг на этапе планирования.

Программа Корпос помогает управлять этим процессом Например, можно взять прошлогодние показатели и умножить их на коэффициент инфляции, или собрать предложения поставщиков и сохранить их для обоснования. Удобная функция — возможность автоматически загружать предложения поставщиков и сравнивать их между собой.

Стыковка с бюджетом затрат

Еще на этапе планирования важно понимать — достаточно ли средств для оплаты будущих поставок. Сбор потребностей, формирование плана закупок и бюджета — это параллельные процессы. Система автоматизации определяет статьи во время сбора потребностей, устанавливает лимиты и контролирует их превышение.

Способы закупки и структурированный план

План определяет каким образом будет выбираться поставщик по каждому из будущих договоров. В программе Корпос этот структурированный документ позволяет гибко управлять спецификацией будущих приобретений. То есть можно включить или исключить из будущего ЛОТа потребности отдельных подразделений, укрупнять их, или дробить на более мелкие. Для каждого из ЛОТов задается свой способ определения поставщика.

Работа с малым и средним бизнесом (СМП)

Законодатель определил для большинства участников торгов минимальный процент договоров с субъектами малого и среднего предпринимательства (СМП). Поэтому желательно заранее понять, какие сделки будут проводиться только с участием малого или среднего бизнеса. Какие именно товары, работы или услуги закупаются у таких поставщиков — регулируется отдельными нормативными актами.

В систему Корпос загружается рекомендованный список кодов ОКПД 2 по которым предлагается покупать у поставщиков, входящих в реестр СМП, а также определить свой собственный список. При формировании структурированного плана система автоматически установит признак необходимости работы с малым бизнесом. Система отчетности еще на начальном этапе позволяет рассчитать планируемый процент договоров с СМП.

Публичность плана закупок и электронный обмен

Большинство крупных заказчиков стремятся сделать свои потребности открытым, чтобы привлечь к поставками максимальное количество поставщиков. Конкуренция среди поставщиков позволяет получить лучшие условия сделок. Законодательство также обязывает отдельные категории заказчиков публиковать план-график.

Программа Корпос легко интегрируется с внешними интернет-системами, такими как: сайт компании, ЕИС или региональные системы, электронные торговые площадки.

Изменение плана закупок

Жизнь не стоит на месте. Планы иногда приходиться корректировать. Система Корпос гибко управляет заявками на изменение плана закупок. В программе можно прикладывать к ним обоснования и запускать процедуру согласования изменений. Если план уже публиковался в Единой информационной системе, то его можно загрузить в Корпос и на его основе подготовить новый, внеся необходимые правки

План закупок по № 44-ФЗ

План-график по № 44-ФЗ это главный документ для организации, определяющим долгосрочную стратегию. В нем указываются цели проводимых тендеров, сроки процедуры и принятия заявок, выделенные на это суммы, данные о заказчике и другая информация, необходимая для работы с юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями.

Организации формируют этот документ в два этапа:

1. Составляется общий план, учитывающий все потребности компании, сроком на три календарных года. Прописываются общие требования к качеству товаров, работ или услуг.
2. Утверждается график на один год. В нём подробно всё расписывается и утверждаются окончательные требования к поставкам.

Все эти документы размещаются на портале ЕИС.

План закупок по № 223-ФЗ

В этом случае предусмотрено составление плана сроком только на один календарный год. Есть важное исключение — документ со сроком действия от пяти до семи лет, составляется заказчиком в случаях, когда предполагаются поставки высокотехнологичных изделий, а также товаров медицинского назначения.

На основании информации, содержащейся в конкурсной документации, представители потенциального исполнителя могут принять обоснованное в финансовом аспекте решение об участии в торгах, ведь именно там можно почерпнуть информацию о том, сможет ли исполнитель выполнить требования заказчика.

Как работает планирование в Корпос

Цель бизнес-процесса в 1С «Планирование закупок» – сформировать соответствующий план для компании на будущий год. После этого, он публикуется на портале госзакупок (zakupki.gov.ru). Для планирования государственных и муниципальных закупок применяется «Номенклатура для планирования». Этот справочник обобщает материалы, товары или услуги, которые планируется приобретать в тех наименованиях, который будут использоваться на торговых площадках.

Этап подготовка плана закупок состоит из сбора потребностей от уровня подразделений и укрупнение потребностей для компании в целом. Инициаторы, создавая список потребностей, должны вводить не только номенклатуру для планирования. При оформлении документов система сама подсказывает какой способ закупки необходим, какую статью выбрать, и какие коды использовать.

Оформляя заявку, программа дает возможность выбрать статью затрат или создать новую. Автоматически она указывается, если при начале работы системы задано сопоставление номенклатуры и статей затрат. Статьи затрат — стандартный для «1С Бухгалтерии» справочник. В государственных компаниях используется бюджетный классификатор. Ввод статей затрат на этапе оформления заявок позволяет анализировать соответствие планов закупок и планам затрат.

Проверка на соблюдение лимитов может быть активирована при применении в компании планов бюджетирования. Лимиты по статьям программа позволяет загрузить, в том числе и используя модуль загрузки данных из формата xls. Если экономическое планирование ведется в других программах 1С, между ними можно запустить синхронизацию информацией (в типовой поставке поддерживается синхронизация с 1С:ERP)

Планирование по № 223-ФЗ и № 44-ФЗ завершается подготовкой и публикацией структурированного плана закупок и/или плана-графика.

Работа с документом возможна в несколько этапов. Создают документ инициаторы закупки: руководители подразделений или ответственные на уровнях, где выполняются работы. Первичная регистрация потребностей происходит на основе производственных, коммерческий и других планов. Производственным планам предшествует постановка целей компании на будущий год. Производственный план, план ремонтов, создание резервных фондов запасных частей, поставка материалов и планирование потребления услуг в каждом из подразделений регистрируется в документе «Заявка на потребность».

Планируют по номенклатуре с детализацией до отдельных элементов закупки. Номенклатура для планирования при размещении на ЕИС будет использована как предмет закупки. Элементы автоматически заполнятся в спецификацию договора.

Потребности в поставке товаров и услуг распределяются по календарному графику. При распределении по графику программа учитывает необходимое время на конкурсные процедуры.

После регистрации предварительный план закупок попадает в финансовый отдел, где для товаров и услуг устанавливается своя статья затрат. Собранные плановые закупки по статьям, становятся основой для бюджетного планирования. Программа формирует отчеты по планируемым затратам в разрезе каждой статьи.

Сбор потребностей может быть ограничен лимитами по отдельным статьям затрат. Это позволяет еще на этапе регистрации потребностей управлять расходами компании.

Программа использует процедуру согласования документа «Заявка на потребность» после проверки всеми подразделениями. Согласование настраивается под административную структуру компании. История согласования храниться в программе для контроля прохождение документа по всем этапам визирования.

Контрактная служба определяет будущий способ проведения тендера, исходя из своих потребностей. В дальнейшем его можно будет поменять. После формирования итогового плана, изменения возможны только через специальные документы корректировки, которые также публикуются на ЕИС.

Собранные вместе документы по потребностям собираются в итоговый план. При его создании, заявки отдельных подразделений могут быть объединены. Возможно и перенести тендер на более ранний срок, если в это нужно. Итог работы системы планирования — план-график закупок.

Программа управление закупками по № 223-ФЗ гибко настраивается, что позволяет отключить этап планирование, если в нем нет необходимости. Это повлияет только на анализ сопоставление плана и факта, но не мешает работе других подсистем.

Оставьте заявку, мы покажем все возможности и предоставим демо версию, чтобы вы оценили на сколько программа вам подходит в базовой поставке.

Мы так же всегда можем обсудить настройку системы под особенности Вашего предприятия.

Источник https://www.comindware.ru/blog/procurement-management-business-process-optimization/

Источник https://www.cleverence.ru/articles/biznes/plan-zakupki-chto-eto-takoe-kak-sostavit-osnovnye-printsipy-etapy-i-metody-planirovaniya/

Источник https://223-1c.ru/software/purchaseplan/